Datenschutz

Das Wichtigste in Kürze

• Keine Werbung, keine Tracker, keine Analyse deines Verhaltens, keine eingebundenen Dienste Dritter.
• Schriften, Symbole und Dateien kommen vom eigenen Server in Deutschland.
• Mail, Chat und Passwörter laufen auf demselben Server. Du meldest dich dort mit deinem Konto der Anwendung an.
• Den Server verlassen Daten nur, wo die Funktion es verlangt: bei Mail nach außen, im Chat mit anderen Matrix-Servern, bei Push-Mitteilungen und bei der Spam-Prüfung.
• Die Website setzt keine Cookies. Die Anwendung nutzt nur, was für Anmeldung und Bedienung nötig ist.
• Was ein Team in der Anwendung plant, sehen nur die Menschen, die dafür berechtigt sind.
• Du kannst deine Daten jederzeit herunterladen und dein Konto selbst löschen.

Wer verantwortlich ist

Betreiber der Plattform und Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Ich bin verantwortlich für diese Website, für dein Konto und die Anmeldung, für dein persönliches Postfach, dein Chat-Konto und deinen Tresor sowie für den sicheren Betrieb der Plattform.

Für die Inhalte eines Teams ist die jeweilige Einrichtung verantwortlich, also zum Beispiel die Kirchengemeinde, die Schule oder der Verein, zu dem das Team gehört. Sie entscheidet, wer eingeladen wird und was geplant und gespeichert wird: Events, Dienste, Aufgaben, Kontakte, Dateien, Inventar, ebenso das Teampostfach, die Team-Adressen, die Räume des Teams im Chat und seine Organisation im Tresor. Ich verarbeite diese Daten in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Bei Fragen zu Daten in deinem Team wende dich deshalb zuerst an deine Teamleitung. Ich unterstütze sie dabei.

Diese Website

Aufruf der Seiten

Wenn du technikteams.de aufrufst, überträgt dein Browser technisch notwendige Angaben an den Server, vor allem deine IP-Adresse, die gewünschte Adresse und Angaben zum Browser. Ohne sie kann die Seite nicht ausgeliefert werden (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse am Betrieb der Website). Der Webserver schreibt keine Zugriffsprotokolle, die Angaben werden also nicht aufbewahrt.

Cookies und Speicher im Browser

Die Website setzt keine Cookies. Nur wenn du oben zwischen hell und dunkel wechselst, merkt sich dein Browser diese Wahl im lokalen Speicher (tt-theme). Der Eintrag bleibt auf deinem Gerät und wird nicht übertragen. Dafür ist keine Einwilligung nötig, weil du die Funktion ausdrücklich nutzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die Beispiele auf dieser Website sind reine Vorführungen. Sie zeigen erfundene Daten, senden nichts an den Server und speichern nichts.

Kontakt per E-Mail

Schreibst du an kontakt@technikteams.de, verarbeite ich deine Nachricht mit Absenderadresse und Inhalt, um sie zu beantworten und um ein Team einzurichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Die Nachricht liegt auf dem eigenen Mailserver. Ich lösche sie, sobald das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrung mehr nötig ist.

Kurzlinks

Unter technikteams.de liegen auch kurze Adressen der Anwendung, zum Beispiel für Formulare, Freigaben oder QR-Codes. Sie führen in die Anwendung, für die der folgende Abschnitt gilt.

Die Anwendung

Dein Konto

Ein Konto entsteht nur über eine Einladung. Gespeichert werden dein Name, deine E-Mail-Adresse, auf Wunsch eine Telefonnummer, dein Passwort als nicht umkehrbarer Hashwert und, wenn du sie einrichtest, Passkeys sowie der zweite Faktor (verschlüsselt, mit Backup-Codes). Zu jeder Anmeldung gehört eine Sitzung mit IP-Adresse und Browser-Kennung, damit das Konto geschützt werden kann. Grundlage ist das Nutzungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), für die Sicherheit auch das berechtigte Interesse am Schutz der Plattform (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Die Arbeit im Team

Je nachdem, was dein Team nutzt, entstehen zu deiner Person diese Daten:

• Mitgliedschaft mit Rolle, Bereichen und Zusatzaufgaben
• Dienste mit Zu- und Absagen, Check-in am Eventtag, ein Grund, wenn du ausfällst
• Abwesenheiten, feste Verfügbarkeit und Lieblingsbereiche
• Stunden, Fähigkeiten und Einweisungen, Patenschaften
• Aufgaben, abgehakte Checklisten und dazu hochgeladene Fotos
• Dateien und Kommentare, Antworten auf Abfragen im Team
• Ausgaben mit Belegen, ausgegebene Schlüssel, Ausleihen
• Benachrichtigungen und deine Einstellungen dazu

Bilder werden beim Hochladen ohne ihre Metadaten gespeichert. Suchbegriffe werden weder gespeichert noch protokolliert. Ein Protokoll hält fest, wer wann was an der Planung oder an Rechten geändert hat. Es enthält nur Verweise, Status und Rollen, keine Inhalte.

Wer was sieht

• Die Daten eines Teams sehen nur dessen Mitglieder, jeweils nach ihrer Rolle.
• Deine Telefonnummer sehen die Teamleitung und die Leitung eines Events, an dem du mitarbeitest. Andere Mitglieder sehen sie nicht.
• Gäste sehen nur das eine Event, für das sie freigegeben sind, und keine Mitgliederliste.
• Bist du in mehreren Teams, erfährt ein Team bei einer Überschneidung nur, dass du „anderweitig verplant“ bist, nicht wo und wofür.
• Partner-Teams sehen Name, Farbe und Logo des anderen Teams und die Namen der Teamleitungen. Bei gemeinsamen Events kommen die Positionen und Namen der zugesagten Crew dazu.
• Als Betreiber habe ich Zugriff auf die Technik der Plattform, aber keine Rolle in den Teams.

Menschen ohne Konto

Teams können Formulare und Links an Menschen außerhalb schicken: Technik-Anfragen, Fragebögen, Besetzungslisten für Bands und Chöre, Upload-Links, Feedback, Info-Seiten für Mitwirkende und den Steckbrief eines Veranstaltungsorts. Jedes Formular nennt, wer fragt, wofür und wer die Antworten sieht. Verarbeitet wird, was du dort einträgst, etwa Name, Kontaktdaten, Anlass, Besetzung oder hochgeladene Dateien. Verantwortlich ist das Team, das den Link verschickt hat.

Unbestätigte Technik-Anfragen werden nach 7 Tagen gelöscht. Alles andere bleibt, bis das Team es löscht. Wenn du eine Löschung möchtest, wende dich an das Team oder an mich. Erinnerungen an Mitwirkende lassen sich über den Link in jeder Mail abbestellen.

Cookies und Speicher im Browser

Die Anwendung nutzt nur Einträge, die für Anmeldung und Bedienung nötig sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ein Cookie-Banner gibt es deshalb nicht.

E-Mails

Die Anwendung verschickt Einladungen, Mails zur Sicherheit des Kontos, Dienstanfragen, Hinweise auf Änderungen, Erinnerungen, Antworten, Dank und auf Wunsch eine Tageszusammenfassung. Versendet wird über den eigenen Mailserver mit dem Absender no-reply@technikteams.de. Erinnerungen, Änderungen, Antworten und Dank kannst du im Profil einzeln abbestellen. Einladungen, Sicherheitsmails und Dienstanfragen gehören zur Nutzung und lassen sich nicht abbestellen.

Push-Mitteilungen

Push ist freiwillig und wird je Gerät eingeschaltet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Die Mitteilung läuft verschlüsselt über den Push-Dienst deines Browsers oder Betriebssystems, je nach Gerät bei Google, Mozilla, Apple oder Microsoft. Diese Dienste können ihren Sitz außerhalb der EU haben. Sie erhalten die Adresse deines Geräts beim Push-Dienst und die verschlüsselte Mitteilung mit Teamname, kurzem Text und Link. Du kannst Push jederzeit im Profil oder im Browser wieder ausschalten, die Anmeldung des Geräts wird dann gelöscht.

Kalender-Abo und Freigabelinks

Dein Kalender-Abo und Freigabelinks für Dateien sind geheime Adressen. Wer die Adresse kennt, kann den Inhalt lesen: beim Kalender deine zugesagten Dienste mit Zeit und Ort, bei einer Freigabe die geteilten Dateien. Du kannst die Adresse jederzeit erneuern oder die Freigabe beenden.

Office im Browser

Office-Dokumente aus der Dateiablage öffnest du direkt im Browser. Dafür verarbeitet das Office auf dem eigenen Server die geöffnete Datei und deinen Namen, und zwar nur, solange du sie bearbeitest.

Wetter

Für Events im Freien fragt der Server die Vorhersage bei Bright Sky und ersatzweise bei Open-Meteo ab. Übertragen werden nur die auf etwa einen Kilometer gerundeten Koordinaten des Veranstaltungsorts und der Zeitraum, keine Angaben zu Personen. Dein Browser nimmt dabei keine Verbindung zu diesen Diensten auf.

Schutz vor Missbrauch

Um Anmeldung, Formulare und öffentliche Links vor massenhaften Versuchen zu schützen, zählt die Anwendung Anfragen je Netz, Konto und Link. Die Netzadresse wird dafür nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert, abgelaufene Zähler werden täglich gelöscht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Mail, Chat und Passwörter

Zur Plattform gehören drei Apps unter eigenen Adressen: Mail (webmail.technikteams.de), Chat (chat.technikteams.de) und Passwörter (vault.technikteams.de). Sie laufen auf demselben Server wie die Anwendung. Grundlage der Verarbeitung ist auch hier das Nutzungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Ein Konto für alle Apps

Bei Mail, Chat und Passwörtern meldest du dich mit deinem Konto der Anwendung an. Dafür wählst du einmal einen festen Benutzernamen. Er steht in deiner Chat- und deiner Mail-Adresse und wird nie an eine andere Person vergeben, auch nicht, nachdem du dein Konto gelöscht hast. So kommt eine Nachricht an eine alte Adresse nie bei jemand anderem an.

Bei der Anmeldung erhält die jeweilige App eine gleichbleibende Kennung deiner Person, deinen Benutzernamen, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Die Anmeldung gilt jeweils 10 Minuten und wird im Hintergrund erneuert, längstens 30 Tage nach der letzten Erneuerung. Für Mailprogramme legst du im Profil App-Passwörter an. Gespeichert werden ihr Name, ein nicht umkehrbarer Hashwert und der Zeitpunkt der letzten Nutzung.

Mail

Mit dem Benutzernamen bekommst du ein Postfach auf dem eigenen Mailserver, mit der Adresse benutzername@technikteams.de. Deine Teamleitung kann dir zusätzlich eine Team-Adresse mit deinem Namen freischalten und dir Zugriff auf das Teampostfach geben. Verarbeitet werden deine Mails mit Inhalt und Anhängen, die Adressen von Absendern und Empfängern, die Prüfung auf Spam und Zustellprotokolle. Im Browser liest du deine Mail im Webmail, Mailprogramme melden sich mit einem App-Passwort an.

Zur Spam-Prüfung fragt der Mailserver öffentliche Sperrlisten (zum Beispiel Spamhaus) per DNS ab. Dabei werden IP-Adressen und Domains aus eingehenden Mails übermittelt, etwa die des einliefernden Servers, des Absenders und von enthaltenen Links, nicht aber Inhalte (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse am Schutz vor Spam).

Die Anwendung zeigt dir, wie viele Mails ungelesen sind, und liest dafür dein Postfach nur mit deinen eigenen Rechten. Persönliche Mails speichert sie nie. Ordnet jemand eine Mail aus dem Teampostfach einem Event zu, legt die Anwendung eine Kopie an: Betreff, Absender, Zeit, Text und Anhänge. Diese Kopie lesen alle Mitglieder, die das Event sehen. Merkst du dir an einem Event eine eigene Mail, speichert die Anwendung nur einen Verweis darauf, und nur du siehst ihn.

Team-Adresse und Zugriff auf das Teampostfach enden mit deiner Mitgliedschaft. Hast du keinen Zugang zur Anwendung mehr, zum Beispiel weil du dein letztes Team verlassen hast, wird dein Postfach gesperrt: Mail kommt weiter an, lesen und senden kannst du erst wieder, wenn du zurück bist. Ändert sich dein Benutzername oder deine Team-Adresse, kommt Mail an die frühere Adresse noch ein Jahr lang an. Löschst du dein Konto, wird dein Postfach samt allen Mails gelöscht.

Chat

Der Chat läuft über einen eigenen Matrix-Server. Mit dem Benutzernamen legt die Anwendung dein Chat-Konto an, mit der Adresse @benutzername:technikteams.de und deinem Namen als Anzeigenamen. Du nutzt ihn im Browser mit Element unter chat.technikteams.de oder am Handy mit Element X, einer App des Anbieters Element, für die dessen Datenschutzerklärung gilt. Der Chat-Server speichert dein Konto, deine Räume und Mitgliedschaften, Nachrichten und Medien sowie deine angemeldeten Geräte und Sitzungen mit IP-Adresse. Dein Profil können nur angemeldete Personen abrufen, die einen Raum mit dir teilen.

Räume, die die Anwendung anlegt (Eventraum und Ortsraum), sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, nur per Einladung zugänglich und bleiben auf dem eigenen Server. Die Anwendung lädt ein und entfernt, wer nach der Planung dazugehört. Nachrichten kann sie nicht lesen und speichert sie nicht. Sie merkt sich nur, wen sie in welchen Raum eingeladen hat. Ein Eventraum wird 30 Tage nach dem Event archiviert und bleibt für seine Mitglieder lesbar.

Matrix ist ein offenes Netz aus vielen Servern. Schreibst du mit Personen, deren Konto auf einem anderen Matrix-Server liegt, oder trittst du dort einem Raum bei, gehen deine Nachrichten in diesem Raum und Abfragen deines Profils an die beteiligten Server. Diese Server können außerhalb der EU stehen. In den Räumen aus der Anwendung geschieht das nicht.

Mitteilungen auf dem Handy sind freiwillig (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Schaltest du sie in Element X ein, laufen sie über den Push-Dienst von Element und von dort über den Push-Dienst von Apple oder Google. Diese Dienste können ihren Sitz außerhalb der EU haben. Du kannst die Mitteilungen in Element X jederzeit wieder ausschalten.

Löschst du dein Konto, wird dein Chat-Konto abgeschaltet, und der Server entfernt deine Nachrichten für alle, die später in einen Raum kommen.

Passwörter

Der Tresor für Passwörter (Vaultwarden) läuft ebenfalls auf dem eigenen Server. Gespeichert werden deine E-Mail-Adresse, dein Name und dein Tresor. Der Tresor ist mit deinem Master-Passwort verschlüsselt, das nur du kennst. Weder die Anwendung noch ich als Betreiber können den Inhalt lesen oder das Master-Passwort wiederherstellen.

Verbindet deine Teamleitung das Team mit einer Organisation im Tresor, meldet die Anwendung dorthin, wer zum Team gehört: die E-Mail-Adressen der Mitglieder und ihre Gruppen („Teamleitung“, „Technik“ und die Leitung eines Bereichs). Verlässt du das Team oder löschst du dein Konto, wird deine Mitgliedschaft in dieser Organisation widerrufen. Dein eigener Tresor bleibt bestehen, bis du ihn dort löschst.

Betriebsprotokolle

Mailserver, Chat-Server und Tresor führen Betriebsprotokolle, die auch IP-Adressen enthalten können. Sie dienen der Fehlersuche und der Sicherheit und werden nach 14 Tagen gelöscht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Speicher im Browser

Auch Mail, Chat und Passwörter nutzen in deinem Browser nur Einträge, die technisch nötig sind, vor allem für Anmeldung und Einstellungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Hosting und Empfänger

• Website, Anwendung, Mail, Chat und Passwörter laufen auf einem Server bei dernetcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, am Standort Nürnberg, Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Verschlüsselte Backups liegen zusätzlich bei einem weiteren Anbieter in der EU. Der Anbieter kann die Inhalte nicht lesen. Auch mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Datenbank, Dateiablage, Mailserver, Chat-Server, der Tresor für Passwörter und das Office im Browser laufen auf dem eigenen Server und nicht bei Dritten.
• Mails an Adressen außerhalb der Plattform gehen an den Mailserver der Empfänger. Im Chat gehen Nachrichten an andere Matrix-Server, wenn du mit Personen von dort schreibst.
• Der Mailserver fragt zur Spam-Prüfung öffentliche Sperrlisten ab, Element X nutzt für Mitteilungen die Push-Dienste von Element, Apple oder Google (siehe oben).
• Die Namensauflösung der Domain (DNS) läuft über Cloudflare. Seitenaufrufe selbst werden nicht über Cloudflare geleitet.

Darüber hinaus gebe ich keine Daten weiter, außer wenn ein Gesetz dazu verpflichtet.

Wie lange Daten gespeichert werden

Löschst du dein Konto, werden Zugangsdaten, Sitzungen, Push-Geräte, Einstellungen, Benachrichtigungen, Abwesenheiten, Verfügbarkeit und Kommentare sofort entfernt. Dasselbe gilt für App-Passwörter und die Anmeldungen bei Mail, Chat und Passwörtern: Dein Postfach wird gelöscht, dein Chat-Konto abgeschaltet, deine Mitgliedschaft in Organisationen des Tresors widerrufen. In der Geschichte der Teams, also in vergangenen Diensten, Stunden, im Protokoll und an Dateien, steht danach „Gelöschte Person“ statt deines Namens. In Backups verschwinden gelöschte Daten mit dem Ablauf der Aufbewahrung.

Kinder und Jugendliche

Konten entstehen nur über die Einladung einer Teamleitung. Lädt eine Einrichtung Jugendliche unter 16 Jahren ein, etwa in einer Technik-AG, sorgt sie dafür, dass die Eltern einverstanden sind, soweit das erforderlich ist.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Vieles davon erledigst du direkt im Profil der Anwendung: Angaben ändern, unter „Meine Daten“ alles herunterladen, das Konto löschen. Inhalte aus Chat, Postfach und Tresor exportierst du in der jeweiligen App. Für alles Weitere genügt eine Mail an kontakt@technikteams.de.

Entscheidungen, die allein automatisch getroffen werden, gibt es nicht. Vorschläge der Anwendung, etwa für den Dienstplan, übernimmt immer ein Mensch.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für den Betreiber zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Für Einrichtungen der Kirchen gilt kirchliches Datenschutzrecht mit eigener Aufsicht.

Änderungen

Kommen neue Funktionen oder Dienste dazu, wird diese Erklärung vorher angepasst. Es gilt die Fassung, die hier steht.